Google Drive se ha convertido en una herramienta fundamental para la organización y gestión del trabajo. Su utilización como almacenamiento en la red, incluyendo aplicaciones ofimáticas para crear documentos, está ampliamente extendida. Pero la herramienta de Google cuenta con múltiples posibilidades para hacerte la vida más fácil, algunas de las cuales puede que no conozcas. No queremos que desaproveches Google Drive así que te contamos algunos trucos para sacarle el máximo partido! Bienvenida productividad!
Tus documentos en cualquier momento y lugar
Uno de los principales atractivos de Google Drive y su mayor utilidad a nivel usuario es la de almacenamiento en la nube. Disponer de un lugar donde guardar documentos de cualquier tipo para acceder a ellos desde cualquier dispositivo utilizando tu cuenta de correo electrónico es una gran ventaja. Gracias a ello es posible consultar documentación, tener copias de seguridad o simplemente que nuestros dispositivos puedan compartir la misma información sea cual sea el que usemos.
Accede de forma offline
Documentos en cualquier dispositivo o lugar…pero siempre que se disponga de una conexión a Internet. Este pequeño detalle, cuando sales de viaje o tienes poca cobertura, puede ser un gran inconveniente. Para evitarlo Google Drive permite acceder sin conexión a algunos documentos, aquellos que tú elijas. Es decir, previamente debes revisar que documentos a los que accedes de forma más frecuente y permitir su acceso offline. La forma es sencilla, basta con seleccionarlo y entre las múltiples opciones una de ellas es la de Acceso sin conexión. Actívala y listo para consultar cuándo y dónde necesites.
Comparte documentos y trabaja en equipo
Trabajar en un proyecto con más personas puede resultar complicado de gestionar. No solo nos encontramos ante diferentes puntos de vista ante el trabajo y como llevarlo a cabo sino durante la realización. Google Drive facilita el trabajo colaborativo ya que permite compartir archivos, documentos o carpetas para que varios usuarios puedan consultar su contenido o trabajar con él a la vez. Una forma sencilla de trabajar y compartir recursos.
Además, para mejorar todavía más la experiencia de usuario en lo referente al trabajo en equipo, Google Drive permite chatear con el resto de participantes en el proyecto para solucionar dudas o poner aspectos en común. También es posible incluir comentarios o anotaciones en cualquier parte de un documento creado por Google. Así varios usuarios pueden trabajar sobre el mismo documento sin necesidad de que existan múltiples versiones del mismo.
Adjuntar archivos Drive en Gmail
Seguro que alguna vez has vivido momentos de estrés al enviar un email y no tener el documento para adjuntar. O éste pesaba demasiado. O estaba en otra carpeta y tienes que buscarlo, descargarlo y adjuntarlo. Google Drive te facilita la tarea de adjuntar documentos de tu cuenta. Da igual el tamaño, solo elige la opción de Insertar Archivos con Drive y seleccionar los documentos que quieres enviar. El destinatario lo recibe como un enlace para descargar sin ningún problema.
Colorea tus carpetas y organízate mejor
La vida con color es mucho más bonita. Y tus documentos están mucho más visibles y organizados, te lo aseguramos. De qué te sirve un lugar donde almacenar documentos si no pudieras ordenarlo y gestionarlo a tu modo. Google Drive también piensa así y no quiere ser un mero desván de papeleo en la red. Por ello te ayuda a que tu información esté ordenada de forma que te sea útil encontrarla y gestionarla.
Puedes agrupar los archivos por carpetas (documentos personales, trabajos académicos, ideas…) pero cuándo seguro que si tienes muchas te parecerán todas iguales al ir a buscar algo concreto. Gooogle Drive te permite dar colores a tus carpetas para hacerlas más reconocibles y que el entorno de trabajo sea más agradable. Un truco que muy pocos usan pero que puede ayudarte a sacarle mucho partido a esta herramienta. Cualquier truco es bueno para multiplicar tu productividad.
Escanea documentos con el móvil
Google Drive te permite escanear cualquier documento, y pasarlo a PDF, de forma muy rápida y sencilla. Simplemente tienes que utilizar tu móvil. En la opción de nuevo documento de Google Drive elige Escanear y la aplicación ya está lista para tomar fotografías a modo de escaneo. De esta forma podrás obtener documentos digitales de forma fácil y muy rápida.
Modifica el formato de tus documentos
Es frecuente que dispongamos de un documento de formato PDF pero necesitemos hacer anotaciones o modificar algo en él. Existen diversos programas para cambiar el formato y convertirlo a un documento de texto pero no siempre tenemos acceso a ello o tiempo. Google Drive ofrece la posibilidad de hacerlo en el momento simplemente eligiendo la forma de abrirlo. Hacemos clic con el botón derecho sobre el documento de PDF y elegimos abrirlo con Documentos de Google. Automáticamente el documento será un texto en el que poder escribir o realizar cualquier anotación. ¿Fácil verdad?
Añade tus carpetas al menú inicio
Ya sea la carpeta de documentos de la facultad o los recibos del piso o personales, seguro que tienes una sección en tu Drive a la que accedes continuamente. Te ahorraremos trabajo para que no tengas que entrar en Google Drive y buscarla cada vez que quieras buscar algo en ella. Basta con seleccionar dicha carpeta y desplegar el menú de opciones que Google Drive te permite para su gestión. Entre ellas encontrarás Añadir a Incio. Y con solo un clic esa carpeta estará accesible en tu menú de inicio del dispositivo (ya sea móvil o tablet) como una forma de acceso directo. El tiempo es oro y hay que aprovecharlo siempre!
Google Drive es una de las herramientas con más posibilidades y que más puede ayudarte en tu trabajo o durante tu época de estudio. Estos son sólo algunos trucos para sacarle rendimiento, haz que Google Drive forme parte de tu rutina de trabajo y descubrirás muchos más!
